2010年08月25日

仕事時間の削減

社長さんもサラリーマンさんも
時間が有り余って困ってるという方は
珍しいかと思います。

私もそうですが、時間が足りなくて
もっと時間が欲しいと思っている方が
多いのではないでしょうか。

毎日行う仕事(ルーチンワーク)を素早くこなすことが
効率よく仕事を終わらせることにとても重要
です。

その秘策を書いた記事を発見しました。
 
<Yahoo!ニュース>
ルーチンワークを素早く確実にこなす秘策とは?
http://zasshi.news.yahoo.co.jp/article?a=20100824-00000005-ozmall-ent

(以下抜粋)


仕事を効率よく終わらせるためには、月間や週間のスケジュールの組み立てだけでなく、分単位の細かい時間管理も大切なのだとか。特に、毎日決まって行なう仕事は、やり方次第でかなり効率化ができるのだと、女性の生き方や働き方について研究している作家・写真家の有川真由美さんは言う。

「ルーチンワークは、決まった流れを作ってしまったほうが時間の短縮につながります。毎日同じことをしているのに、その日によって仕事の流れを変えてしまうと、いちいち確認が必要になってタイムロスが生じますし、ミスも発生しやすいのです」(有川真由美さん)

ルーチンワークの流れを決めるためには、まず、どんなルーチンワークを行なっているのかリストアップして、それぞれにかかる作業時間を書き出してみよう。例えばメール・電話対応には30分、顧客レポート作成に1時間、伝票整理に1時間…という風に。

「ルーチンワークは始業直後、午後のスタート直後、終業前という3つの時間帯に分けて行うのが効率的。それぞれにかかる作業時間に応じて、始業直後はメール・電話対応を行ない、午後のスタート直後はメール・電話対応→顧客レポート作成、終業前はメール・電話対応→伝票整理、といったように組み合わせを“システム化”してしまいましょう。こうやって作業を固定的にすれば、スムーズにルーチンワークをこなせるようになりますよ」(有川真由美さん)

また、似た作業はまとめてやるというのも効率化のコツなのだそう。A社の見積書をプリントアウトして上司に提出、その後B社の納期スケジュールをプリントアウトして同僚に配る…とするよりも、A社の見積書とB社の納期スケジュールを一度にプリントアウトして、見積書は上司に提出、納期スケジュールは配る、としたほうが、プリンターと自分の席との往復が1回で済むというわけ。さらに、外出の用事もバラバラに入れるのではなく、なるべくまとめてアポを入れ、移動距離やアポとアポの間の空き時間が最小限になるように工夫すると時間の効率が大幅に変わる。

こうした小さな効率化の積み重ねは、想像以上に大きな時間の短縮へとつながるもの。今まで小さな時間管理についてあまり気に留めていなかったという人は、早速実行してみて!【オズモール】

(抜粋終了)

私は、今でもルーチンワークの時間を
短縮するためにチャレンジしていますが
なかなか短くならないんですよね・・・。

小さな時間も積もれば大きな時間になりそうですね。
私も明日からチャレンジしようと思います。

コスト削減と時間の削減。
上手くやれば、どんどん削減出来るという点で
似ていると思いました。



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posted by コスト削減アドバイザー Y.Kawachi at 15:50| Comment(0) | TrackBack(0) | コスト削減
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